げっ・・破棄してよかったっけ？医療機関の書類保存期間

事業所に保存しておかなければならない書類は、

「期間に関係なく保存をする書類」と「一定期間経過後に破棄できる書類」に分かれます。

当事務所では、それぞれを以下のように区別しています。

(１)期間に関係なく保存をする書類(ずっと保存)

• 契約書関係(不動産、金銭消費貸借契約、リース契約書など)
• 行政機関への届出(厚生局、保健所、税務署)
• 社員総会議事録
• 理事会議事録

(２)一定期間経過後に破棄できる書類

• 会計帳簿書類(帳簿、決算書類、請求書、領収書等)
• 診療録(カルテ)
• 保険者への請求に関する帳簿及び書類その他の記録(手術記録、Ｘ線フィルムなど)

カルテなどの書類についての保存期間は、「保健医療機関及び保険医療用担当規則」に定められています。

その中では

「保険医療機関は、診療録を保険診療以外（自費診療等）の診療録と区別して整備し、患者の診療録についてはその完結の日から５年間、療養の給付の担当に関する帳簿・書類その他の記録についてはその完結の日から３年間保存しなければならない。」

と規定されています。

つまり、カルテなどの診療録は5年間、レントゲンフィルムなどの診療記録物は3年間、保存をしなければなりません。

税理士が作成するような帳簿書類の保存期間は、個人事業主と医療法人の場合で保存期間の数え方が違います。

まず、個人事業の医療機関である場合は、確定申告期限(3月15日)の翌日から7年間保存しなければなりません。

医療法人は、各事業年度の申告書提出期限の翌日から７年間の保存が義務付けられています。

個人事業も医療法人も、保存期間のスタート地点が違うだけで、保存をする期間はどちらも７年です。

しかし、法人の場合、平成30年4月1日以降に始まる事業年度で欠損金(赤字のこと)が出ている事業年度は保存期間が１０年に延長されています。

これは赤字を繰り越せる期間が緩和されて１０年に伸びたため、

それに合わせて保存期間も１０年に延長されました。

赤字が出た期の書類は、保存期間が伸びるとおさえておきましょう。

ちなみに、よく聞かれる質問で「税理士が訪問した時にもらえる報告資料は保存しなければならないのか」があります。

これは、あくまでも報告をするための資料ですので、報告後は破棄していただいて構いません。

しかし、手元に残していただけるような書類作成は目標です・・。